Dit artikel werd geschreven bij Evident Interactive.

Kostenbesparingen zijn voor veel bedrijven eerste prioriteit. Als het er op aankomt geld uit te geven om geld te besparen, staat het integreren van bedrijfstoepassingen hoog op de lijst. Iedereen wil dat zijn bedrijfsproces als een geoliede machine loopt, naadloos van begin tot einde.

Maar is dat wel de manier? Als er iets duidelijk is geworden in de laatste 10 jaar, dan is het dat er veel meer geld aan bedrijfssoftware is uitgegeven dan verdiend. Vooral maatwerk bleek duur en langdradig.

Winst maken in een snel veranderende markt vereist een flexibeler aanpak. Wie zich niet snel genoeg aanpast is al snel voltooid verleden tijd.

"Loosely coupled business" is een nieuwe manier van zakendoen. Het maakt maximaal gebruik van nieuwe mogelijkheden als web services en Universal Description, Discovery and Integration (UDDI), om snel te kunnen reageren op veranderingen.

Maatwerk is goed

Veel grote bedrijven hebben enorm geinvesteerd in client-server applicaties. Zware Enterprise Resource Planning (ERP) systemen werden gebruikt om complete bedrijfsprocessen te ondersteunen. Het idee hier achter was de wirwar van applicaties van diverse makelij te minimaliseren: gooi alle kleine programmaatjes er uit en koop een groot compleet pakket. Dit leverde natuurlijk besparingen op, want aan communicatieproblemen tussen verschillende applicaties werd veel geld verspild.

Die besparingen werden zwaar bevochten. ERP implementaties:

• ...zijn niet goedkoop of snel.
• ...zijn er op gericht bedrijfsprocessen vast te leggen door ze volledig met hard- en software te integreren. Dit maakt het heel duur om maatwerk te doen. Snelle wijzigingen zijn de nachtmerrie van iedere ERP manager.
• ...concentreren zich voornamelijk op het bedrijfsproces binnen het bedrijf zelf. De aanname was dat het contact met andere bedrijven minimaal zou zijn, of volledig geintegreerd met het eigen proces.

Wat is er dan mis met die zorgvuldig ontworpen en vastgelegde bedrijfsprocessen? Dit soort gekunstelde constructies weerspiegelen de interne gang van zaken bij een organisatie, niet het grillige patroon van klantverwachtingen. Rigide end-to-end implementaties van bedrijfsprocessen zijn niet flexibel genoeg, terwijl er wel behoefte is aan snelle reactie op veranderende marktomstandigheden.

Als je er over nadenkt, is maatwerk namelijk juist goed: het betekent dat je inspeelt op een verandering in de omgeving. Het probleem is niet zozeer het maatwerk zelf, als wel dat het vaak niet goed mogelijk is door een star bedrijfsproces en bijbehorende rotsvaste software implementatie.

Is er een ontsnappingsroute uit deze patstelling? Een nieuwe manier van zakendoen is het antwoord. De term die er voor gebruikt wordt is geleend uit de software ontwikkeling: loosely coupled business.

Loosely coupled business

Loosely coupled business is een flexibele manier van zakendoen en gebaseerd op de volgende principes:

• Interactie met partners en klanten is belangrijker dan een bedrijfsproces;
• Liever een lichtgewicht afspraak dan een uitgebreid contract;
• Snel reageren op veranderingen gaat voor het volgen van een plan.

In loosely coupled business is een bedrijfsproces geen onlosmakelijk verbonden geheel. In plaats daarvan kan een set aan min of meer onafhankelijke diensten worden gekenmerkt. Deze diensten of services zijn gebaseerd op klantwensen. Behalve het leveren van diensten, worden er op dezelfde manier diensten gevraagd van leveranciers en andere onderaannemers.

Wees voorzichtig met het nemen van penalties

Een tweetal ingesleten gedachtengangen zitten vaak nog een beetje in de weg. Vergeet het idee dat bedrijfsstrategie serieel is, dus dat een gedetailleerd procesontwerp nodig is voordat een bedrijf in productie kan gaan; Laat de gedachte los dat een succesvolle strategie zich uitstrekt over een periode van minimaal vijf jaar.

Waarom? Omdat als je buiten een laboratorium een precieze voorspelling probeert te doen van een ingewikkeld proces, je altijd aanloopt tegen onverwachte factoren. Het is precies de reden waarom profvoetballers nog regelmatig een penalty missen. Probeer dus niet te ver vooruit te plannen, of je eindigt als Clarence Seedorf.

Het grote voordeel van deze flexibele manier van werken is dat wanneer er een individuele service verandert, dit niet direct gevolgen heeft voor de totale gang van zaken. Dit is waar de term loosely coupled vandaan komt. Een veranderende klantwens, het wegvallen van een leverancier: het kan eenvoudig worden opgevangen omdat het geen directe invloed heeft op de overige diensten, laat staan op een in een ERP systeem geintegreerd bedrijfsproces.

Tot zo ver de theorie. Maar hoe werkt het dan in de praktijk?

Het bedrijf als service provider

Traditionele bedrijfsprocessen spelen zich af binnen de muren van een enkel bedrijf. Loosely coupled business strekt zich uit over meerdere bedrijven die diensten leveren. Een producent levert niet zo zeer een product, als wel een dienst: het bedrijf wordt service provider.

Business orchestrators

De rol van leverancier van eindproducten wordt eigenlijk overgenomen door gespecialiseerde regisseurs. Dat zijn organisaties die bijvoorbeeld wel een eindproduct leveren, maar zelf feitelijk niets produceren; ze knopen alleen de juiste diensten aan elkaar. Ze worden business process orchestrators genoemd.

Een voorbeeld van hoe dit in zijn werk gaat is te zien bij Li & Fung (http://www.lifung.com), een Chinees bedrijf. Li & Fung is een business orchestrator die ontwerpers, materialen, vervoerders en bewerkers bij elkaar brengt, met als doel kledinglijnen te ontwikkelen. Zelf produceert het bedrijf niets; de meer dan 7500 partners bieden alle services. Klanten zijn bijvoorbeeld Levi Strauss, Reebok, Disney en Ann Taylor.

Li & Fung genereerde een netto winst van 100 miljoen Euro in 2002. De omzet was meer dan 3.2 miljard euro, terwijl het bedrijf maar 3600 medewerkers heeft: dat is ongeveer een miljoen euro per personeelslid. Li & Fung laat zien dat een business orchestrator heel succesvol kan zijn.

Afspraak is afspraak

Deze manier van zakendoen, die zich uitstrekt over meerdere bedrijven uit verschillende branches, heeft behoefte aan een goede coordinatie.

Een goede coordinatie is niet hetzelfde als volledige controle. Er komt een andere term uit de software ontwikkeling bij om de hoek kijken, namelijk "information hiding". Dit betekent dat de verschillende onderdelen in een systeem niet van elkaar hoeven te weten hoe ze werken, als ze zich maar aan de gedane beloftes houden.

Even een voorbeeld. Een traditionele SLA (Service Level Agreement) voor hosting van een website is gebaseerd op het leveren van "feeds and speeds", zoals de gegarandeerde hoeveelheid server uptime, responstijden enzovoort. Dit alles wordt op ceremoniele wijze ingebakken in een berg papierwerk. Als opdrachtgever wil je natuurlijk helemaal niet weten wat de responstijd per kilobyte is, maar wel dat je bezoekers op een prettige manier kunnen surfen. Alleen het resultaat is belangrijk. Je stelt criteria op voor de eindbestemming, niet voor de tussenhaltes.

Uitgebreide procesbeschrijvingen zijn waardeloos op het moment dat het aantal mogelijke gebeurtenissen en wijzigingen snel toeneemt. Vuistdikke contracten kunnen handig zijn, maar worden onwerkbaar als het aantal mogelijke partners toeneemt. Zo'n transparantie is niet meer nodig. Een lichtgewicht contractmodel dat de te leveren dienst beschrijft is voldoende.

Relatief nieuwe technieken als web services bieden de mogelijkheid om zulke contracten vast te leggen.

De techniek weerspiegelt het model

De trend naar loosely coupled business wordt ondersteund door de ontwikkelingen op IT gebied. Web services kunnen het middel vormen waarmee diensten kunnen worden aangeboden en afgenomen. Business orchestrators kunnen door gebruik te maken van UDDI de wereldmarkt afzoeken naar geschikte aanbieders van diensten.

Electronische diensten: web services

Een web service is een applicatie die een aantal functies biedt en aan te spreken is over het Internet. Denk aan een web service als de electronische afhandeling van een fysieke dienst. Alle web services spreken dezelfde taal, over hetzelfde protocol, met vaste afspraken over het formaat.

Webservices zijn:

• Universeel;
• Goedkoop;
• Omarmd door alle grote spelers (Microsoft, IBM, SAP, Oracle etc.).

Waar de service zich bevindt, is niet belangrijk. Voor de gebruiker maakt het niet uit of de service aangeboden wordt in Kathmandu of Rotterdam. Dit biedt mogelijkheden voor kostenbesparingen. Je moet die diensten alleen nog wel kunnen vinden. UDDI is een standaard waarmee web services gevonden kunnen worden, die door bedrijven open worden gesteld voor gebruik.

Met UDDI de markt op

UDDI biedt een bibliotheek van beschikbare web services over de hele wereld, in een specifieke branche of binnen een private omgeving tussen bedrijven. Om die reden wordt UDDI ook wel de White Pages genoemd. Behalve beschrijvingen worden ook de locatie en de specificaties van de betreffende web service vastgelegd. UDDI is dus eigenlijk een functioneel contractmodel voor het aanbieden van diensten.

Als je een bepaalde service nodig hebt, is het zaak een bijbehorend tModel te construeren. Een tModel beschrijft de acties die worden verwacht van een service. Omdat de gevraagde service een gestructureerd formaat heeft, is iedere op hetzelfde tModel gebaseerde service functioneel gezien identiek. Het maakt dus niet uit welke service provider de dienst levert, of hoe hij of zij dat precies doet.

Wat wel uitmaakt, is hoeveel dat gaat kosten of hoe lang het duurt. Wordt de service provider te duur of blijkt hij onbetrouwbaar, is het eenvoudig om met het bestaande tModel over te stappen naar een andere provider. Een business model op basis van web services laat bedrijven dus profiteren van andere organisaties, in plaats van te vertrouwen op alleen hun eigen kunnen.

UDDI in de praktijk

In de Verenigde Staten zijn er al een aantal succesvolle bedrijven die hun aanpak hebben gebaseerd op web services en UDDI.

Een daarvan is E2open. E2open is een organisatie die zich toelegt op het samenstellen van hardware. E2open werkt met een grote gemeenschap aan kleine partners, die zich toeleggen op het fabriceren van specifieke kleine onderdelen. Het bedrijf heeft klanten als Hitachi, Seagate, Solectron en IBM. E2open heeft haar architectuur van de grond af opgebouwd op basis van web services. De UDDI directory is een van de belangrijkste componenten.

E2open is in feite een business orchestrator, maar ook de service providers zelf doen het goed. AgentWare is een bedrijf in de reisbranche dat volledig via web services zaken doet. Het biedt een service om boekingen te doen zonder een van de vier grote wereldwijde systemen voor vliegtickets te gebruiken. Dit betekent voor de klanten van AgentWare een grote besparing. Binnen veertien maanden na de introductie van het systeem maakt zo'n 70% van de reisbureaus in de Verenigde Staten gebruik van de service.

Okee, ik snap het. En nu?

Een ander business model vergt een complete herinrichting van mijn bedrijfsproces, zou je kunnen denken. Gelukkig is dat niet zo. In feite kan ieder bestaand proces als basis dienen om te beginnen met een service-georienteerde aanpak. Het iteratieve, korte termijn karakter van de methode maakt het zelfs onmogelijk een uitgebreid ontwerp te maken.

Het is zaak de diensten te identificeren waar je klant om vraagt. Vervolgens kun je de diensten gaan opstellen die verwacht worden van leveranciers. Bovenop het bestaande proces kun je web services laten bouwen, die dienen als shortcuts naar onderliggende systemen. Een stap voor stap ontwikkeling is het gevolg.

Loosely coupled de toekomst in

Liever dan vast te houden aan een vooraf tot in detail uitgeplozen bedrijfsproces, loont het in een snel veranderende markt de moeite je te richten op flexibiliteit. Dit vergt een manier van werken waarbij zware overhead wordt vermeden. Een aanpak gebaseerd op het leveren en gebruiken van diensten, vastgelegd in een lichtgewicht contractmodel, kan hier het middel voor zijn.

Loosely coupled business levert een enorme kans op kostenbesparingen door in te spelen op de mogelijkheden die web services en UDDI bieden. Deze technieken maken van de wereld een grote marktplaats, waar eenvoudig de goedkoopste en beste aanbieders kunnen worden gevonden.

Zware trajecten om je bedrijfsproces opnieuw in te richten zijn verleden tijd. Trage molochs gaan het niet redden in een snel veranderende wereld. Wees geen dinosaurier, maar doe zaken loosely coupled!

Bronnen

• "From tightly bound to loosely coupled: a special guide to business orchestration", John Hagel III and John Seely Brown, Software Development Magazine, september 2003
• "A second look at UDDI", Jim Ericson, www.line56.com, augustus 2003
• "Getting to grips with web services", Keith Rodgers, www.looselycoupled.com, juli 2003
• "Liever lui dan moe: web services", Sander Nagtegaal, www.naarvoren.nl, september 2003

Sander Nagtegaal, 2003