De introductie van een portal verscheen in Infoworld.

In de chaos van bedrijfssystemen is het voor werknemers vaak moeilijk navigeren. Zoeken naar informatie kost tijd en vooral geld. Portaltechnologie kan dan uitkomst bieden. Hiermee wordt een interface aangebracht over de verschillende toepassingen en vormt zo een toegangspoort tot bedrijfsinformatie, toepassingen en mensen.

Aanbieders van portalsoftware leveren inmiddels allemaal volwassen producten, die min of meer dezelfde functionaliteit bieden. Zo wordt in vrijwel alle pakketten documentmanagement gecombineerd met integratiefuncties.

Integratie wordt meestal bereikt door 'portlets' of varianten daar op. Een portlet is een algemene term voor een functie binnen een portalwebpagina. Via portlets worden achterliggende systemen bereikt en informatie naar de eindgebruiker gebracht.

De WSRP groep (Web Services for Remote Portals), onderdeel van de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), stelt zelfs een standaard op voor portlets. Dit model zal gebaseerd zijn op het aansluiten van portlets op webservices.

Welk pakket er wordt gekozen, heeft dus niet per definitie een grote invloed op het succes van een portal. De implementatie in de organisatie en de indeling van de informatie zijn minstens even belangrijk.

De opbouw van een portal

Omdat een portal het centrale punt vormt van de dagelijkse werkzaamheden, is acceptatie van eindgebruikers van groot belang. Een klassieke fout waarmee werknemers op de kast kunnen worden gejaagd, is het afdwingen van een compleet nieuwe werkwijze bij het invoeren van nieuwe software. De flexibele en gebruiksvriendelijke aard van portals biedt juist mogelijkheden om dit niet te hoeven doen.

De meest voorkomende structuur van een portal is gebaseerd op een centrale bedrijfsportal met daar onder vallende afdelingsportals. Het loont de moeite om de afdelingen zelf hun eigen interface te laten inrichten, op de manier die zij zelf logisch vinden. Door zo'n grotere betrokkenheid wordt weerstand voorkomen. Een bijkomend voordeel is dat de afdelingen voor een groot deel zelfwerkzaam kunnen zijn, waardoor de helpdesk en it-afdeling worden ontlast.

Een manier om dit te doen is door workshops te geven aan een aantal 'key users' binnen iedere afdeling, zodat zij in staat zijn hun eigen portal in te delen. Op het moment dat het afdelingsportal in gebruik wordt genomen, moeten de oude interfaces worden afgesloten om redundantie te voorkomen van bijvoorbeeld documenten in filesystemen. Zo worden eindgebruikers gedwongen om direct te leren werken met het nieuwe pakket.

Informatie in een portal

Een heterogene opbouw van een portal heeft op het functioneren niet zo veel invloed. De indeling van de onderliggende informatie heeft dat wel. Zoekfuncties zijn voor een groot deel gebaseerd op contextuele informatie, ook wel metadata genoemd. Om informatie van verschillende aard en oorsprong te kunnen vinden, moet een gezamenlijke set aan beschrijvende eigenschappen worden gebruikt.

De definitie van metadata wordt 'taxonomy' genoemd: de wetenschap van de classificatie. Dat is een kunst apart. Er is namelijk een groot risico voor het invoeren van eigenschappen die syntactisch niet overeenkomen, maar wel inhoudelijk hetzelfde zijn. Dit maakt het gestructureerd zoeken naar informatie erg lastig.

Er kan voor het hele bedrijf een standaard worden ingevoerd, welke leidt tot een strikte regelgeving voor afdelingsactiviteiten op een portal. Een verkoopafdeling heeft dan dus dezelfde definitie van 'offerte' als de projectmanagers.

Deze aanpak voorkomt weliswaar ongestructureerde metadata, maar gaat wel ten koste van de zelfstandigheid van dergelijke afdelingen. Het andere uiterste is dat domweg alle varianten van data in de index worden opgenomen. In deze optie is er dus meer gespecialiseerde documentatie mogelijk voor verschillende afdelingen, maar zoeken wordt moeilijker.

Afhankelijk van de organisatie, is een derde optie. Een standaard 'baseline' kan worden aangevuld met afdelingsspecifieke metadata. Dit heeft als consequentie dat er weliswaar bedrijfswijd niet op alle metadata kan worden gezocht, maar dat er wel specifieke documentatie per afdeling mogelijk is.

Meestal is het mogelijk een classificatie aan te passen na de initiële oplevering van het portal. Het bereiken van consensus kan namelijk nogal wat tijd in beslag nemen.

Helaas zijn dit niet de gouden tips

Natuurlijk is het invoeren van een portal op de beschreven manier geen garantie voor succes. Er zijn veel complicerende factoren: denk bijvoorbeeld aan mogelijke onderlinge concurrentie binnen een bedrijf. Is maximale kennisdeling dan nog wel wenselijk? Ieder bedrijf heeft zijn eigen aanpak nodig.

Er kan in ieder geval geconcludeerd worden, dat in tegenstelling tot wat de leveranciers meestal laten horen, niet alleen de techniek het succes bepaalt. Minstens even belangrijk is de manier waarop een portal in de organisatie wordt geïntroduceerd.

Sander Nagtegaal
04 december 2003