Buzzwoorden komen en gaan, maar outsourcing is er en gaat voorlopig niet weg. Uitbesteding is in Nederland populair. Vooral diensten als bijvoorbeeld een telefonische helpdesk of it-systeembeheer lijken erg geschikt om onder te brengen bij een specialist. Door met buitenlandse partners in zee te gaan kan het goedkoper.

Simpel gezegd is offshore outsourcing het uitbesteden van productie of diensten aan goedkopere partijen in het buitenland. Dat kan behoorlijke besparingen opleveren. Een voorbeeld: een softwareprogrammeur in Rusland verdient rond de 500 euro per maand, terwijl zijn collega in Nederland al gauw 3000 euro mee naar huis neemt.

Populaire plekken op de wereld om diensten aan uit te besteden zijn bijvoorbeeld de Filippijnen (IT diensten), China (hardware, embedded software en elektronica productie) en natuurlijk India (alle soorten software, chip design en diensten). Ook Rusland wordt een steeds grotere factor in software programmering.

Keerzijde van de medaille

Offshore outsourcing begon aan het einde van de negentiger jaren van de vorige eeuw. Het vooruitzicht van goedkope arbeidskrachten bracht veel bedrijven in voornamelijk de Verenigde staten er toe om delen van hun productielijnen uit te besteden aan het buitenland.

Na het blijde nieuws van kostenbesparingen kwam de keerzijde boven water. Veel bedrijven hebben in hun drift om kosten te besparen het zicht verloren op wat hun kerncompetenties eigenlijk waren. Buitenlandse partners konden niet voldoende kwaliteit bieden om deze belangrijkste eigenschappen te vervangen. Een aantal grote faillissementen is op deze manier verlopen.

Nu uitbesteding in Nederland aan populariteit wint, en offshore outsourcing een steeds grotere factor wordt, wordt het tijd om van de fouten van anderen te leren.

Lessen

Een belangrijke eerste stap is het verschil te kunnen maken tussen kerncompetenties en bezigheden die weliswaar belangrijk zijn, maar niet essentieel. De kerncompetenties kunnen niet naar het buitenland worden verhuisd. Veel Amerikaanse bedrijven hebben die fout wel gemaakt en hun eigen concurrentiepositie flink schade toegebracht.

Een tweede stap die vaak wordt vergeten is het doen van een goede risicoanalyse. Risico's hebben meestal te maken met het verlies van controle. Uitbesteding is immers het loslaten van een deel van het bedrijfsproces, wat per definitie leidt tot minder controle hierover. Risico's zijn bijvoorbeeld het verlies van mensen en kennis, en het mogelijk openbaar worden van bedrijfsgeheimen.

Hiertegenover staan de mogelijke winsten, zoals de eerder genoemde kostenbesparingen. Deze winsten zijn minder makkelijk te voorspellen dan bij binnenlandse uitbestedingen. Fte's zijn weliswaar goedkoper in het buitenland, maar communicatieproblemen, politieke moeilijkheden en cultuurverschillen kunnen leiden tot verminderde productiviteit en lange doorlooptijden.

Zaken als intellectueel eigendomsrecht kunnen flink roet in het eten gooien. Regels kunnen van land tot land verschillen. Een vuistregel is om bedrijfskritische informatie binnen boord te houden.

Het is belangrijk een goed zicht te hebben op de uiteindelijke shortlist van partners. Hoe belangrijk is het contract voor de betreffende partner? Met wie doet die partner nog meer zaken? Hoe stabiel is het bedrijf?

Let op: een buitenlandse partner die een onderdeel van een bedrijfsproces verzorgt is niet hetzelfde als een normale toeleverancier. Een goede afspraak over wat er geleverd gaat worden en tegen welke voorwaarden is essentieel. Onthoudt dat hoe simpeler en helderder de afspraak is, des te makkelijker het wordt om eventueel van partner te wisselen.

Problemen thuis

Bij een uitbesteding binnen de landsgrenzen zijn er eigenlijk drie scenario's. De werknemers wiens taken zullen gaan worden uitbesteed kunnen soms hun werk vervolgen bij de uitbestedingspartner. Ten tweede neemt de partner soms de taak op zich nemen met behulp van zijn eigen personeel. De laatste mogelijkheid is een mix van beide.

In een offshore outsourcing situatie kan eigenlijk praktisch gezien alleen sprake zijn van de tweede optie. Niet veel mensen zijn bereid naar het buitenland te verhuizen. Dit betekent dat er daadwerkelijk ontslagen zullen gaan vallen, of mensen zullen moeten worden omgeschoold. De invloed die dit op de sfeer van een bestaande organisatie kan hebben, moet niet worden onderschat. Er zijn gevallen bekend van bedrijven die door een dergelijke situatie kopje onder zijn gegaan. Onvoorspelbare groepsdynamiek verpest namelijk vaak simpele rekensommetjes met fte's. Op leegloop zit niemand te wachten.

Uitdaging

Offshore outsourcing is een uitdaging. Theoretisch grote kostenbesparingen zijn gekoppeld aan al even grote risico's. De Amerikaanse praktijk heeft bewezen dat een bedrijf dat te licht denkt over een dergelijk traject de deksel op zijn neus kan krijgen. Een goede analyse kan veel ellende voorkomen. Neem de uitkomsten ter harte, en laat u niet leiden door de lokroep van de grote getallen.