Digital Asset Management verscheen in Infoworld.

Grote mediabedrijven hebben miljoenen geïnvesteerd in een gecentraliseerde digital asset management (dam) oplossing. Het grote terugverdienen is helaas nog niet begonnen. Dam-systemen zijn niet slecht, maar het veranderen van bestaande werkwijzen is moeilijker dan het lijkt.

Marketing en communicatie gaan gepaard met het gebruik van veel beeldmateriaal. Het vervelende is dat de meeste organisaties geen goed systeem hebben om multimediamateriaal op te slaan en te beheren. Dit resulteert in een grote kostenpost. Zoeken naar bijvoorbeeld plaatjes kost immers tijd en dus geld. Bij de grote mediabedrijven is al bekend dat hiervoor speciale software te koop is: dam-systemen.

Het lijkt alsof niemand weet wat dam-eigenlijk precies is. Vraag het aan tien mensen, en er komen evenzoveel antwoorden voor terug. De definitie kan simpel zijn. Dam is een opslagplaats van ongestructureerde content zoals beeldmateriaal, documenten, video, audio en soms ook gestructureerde data. Het is dus een plek waar onder andere foto's worden opgeslagen voor hergebruik.

Bij een dergelijk pakket hoort meestal een aantal middelen om het opgeslagen materiaal te bewerken. Versiebeheer en zoekmogelijkheden zijn standaard. Dit betekent dat er ook een laag van beschrijvende metadata beschikbaar is, op basis waarvan het materiaal kan worden teruggevonden. Dam is ook nog eens verweven met digital rights management (drm). Dit is een set aan regels die bepaalt hoe de dam content wordt gedistribueerd.

Waarom is dam ingewikkeld?

Dam is belangrijk voor veel grote bedrijven. Er is dus een fors aanbod van systemen die ongeveer het bovenstaande doen. Documentum, Interwoven en Artesia hebben echte dam-oplossingen, maar ook bijvoorbeeld Vignette en Microsoft spelen mee met hun content management systemen en portal pakketten. Talloze in een niche gespecialiseerde bedrijven hebben de kop opgestoken. Zo heeft Avid een systeem speciaal voor de filmindustrie ontwikkeld.

Er is een wirwar van producten, die meestal out-of-the-box gebruikt worden. Net als bij enterprise portals is dit vragen om problemen. Bedrijven gebruiken meestal maar een fractie van de functionaliteit die een goed dam-systeem te bieden heeft. Dat komt omdat de mogelijkheden van het pakket niet goed aansluiten bij de manier van werken van het betreffende bedrijf. De mogelijkheden die wel gebruikt worden, leveren regelmatig meer ergernis op dan winst. Uitgebalanceerde werkprocessen moeten namelijk worden aangepast, omdat de applicatie dat voorschrijft. Het is de omgekeerde wereld.

Organisatorische problemen

Het grote probleem is dat dam functionaliteit vereist is dwars door alle delen van een bedrijf heen. Marketing en communicatie drijven op dam-informatie, maar bijvoorbeeld vormgevingsafdelingen, trainingsorganisatoren of productontwikkelaars hebben er evenveel behoefte aan. Iedere afdeling heeft zijn eigen manier van werken, eigen tools en eigen potjes waaruit middelen betaald moeten worden.

Zo'n gefragmenteerde organisatie is moeilijk te wijzigen. Het kan diep zijn ingesleten in de cultuur. Een dam-systeem dat voor de volledige organisatie beschikbaar moet worden gesteld vereist een ander soort financiering, met een andere business case. Om er alleen al aan te beginnen vergt doorzettingsvermogen, daadkracht en vooral een hoop geduld. In een commerciële omgeving schort het daar nogal eens aan.

Kort door de bocht lijkt aantrekkelijker. Een pakketselectie met daarop volgend een standaard implementatie is daarom een veel gevolgd pad. In eerste instantie lijkt dit goedkoop, totdat blijkt dat de bestaande manier van werken hier niet mee in de pas loopt. De oplossing hiervoor ligt in het creëren van een presentatielaag, die de werkprocessen weerspiegelt. Dit vergt een grotere investering, maar levert uiteindelijk meer op.

Een dam-project

Dam werkt dus alleen goed als de workflow van een organisatie terug te zien is in de applicatie. Een dergelijk project is niet eenvoudig op te starten. Denk aan het bij elkaar krijgen van de benodigde financiering en het samenstellen van een stuurgroep met leden uit de diverse afdelingen. Het project zou moeten beginnen met het in kaart brengen van alle werkprocessen, tot op het niveau van taken en activiteiten van individuele medewerkers. De user interface moet deze processen gaan nabootsen.

Vervolgens kan de dam-oplossing in een gecontroleerde omgeving kleinschalig worden uitgeprobeerd. Hierdoor blijven de risico's beperkt. Denk bijvoorbeeld aan een toepassing binnen een enkele afdeling, die vervolgens als voorbeeld kan dienen voor de volgende.

Niet getreurd als er al een pakket in gebruik is: met de huidige web service standaards is het ook mogelijk een dergelijke presentatielaag over een of meer bestaande applicaties heen te zetten. Zo kan relatief goedkoop een vergissing worden rechtgezet, en kan het geld verdienen beginnen.

Dam kan veel opleveren, mits...

Digital asset management is een onmisbaar gereedschap voor bedrijven die veel met herbruikbaar digitaal materiaal maken hebben. Naast het selecteren van een juist pakket is het eg belangrijk eens goed te kijken naar bestaande workflow processen. Deze processen kunnen worden weerspiegeld in de presentatielaag van de applicatie. Wie dit niet doet, zal zich geconfronteerd zien met de haast onmogelijke taak zijn eigen organisatie op zijn kop te zetten.

Sander Nagtegaal
16 juni 2004