Gooi niets zo maar weg was eerder te lezen op Infoworld.

Business process management (bpm) is misschien wel de meest vage ict-term die bestaat. Het wordt te pas en te onpas gebruikt, maar niemand schijnt te weten wat het precies betekent. Zelfs de grote analisten - die ook de bomen door het bos niet meer lijken te zien - maken ruzie over de definitie van bpm. Waar ze het wel over eens zijn is dat het een verbetering is, maar waarvan?

Volgens onderzoeksbureau Gartner is bpm de evolutie van enterprise application integration, de evolutie van workflow, de evolutie van erp of een beetje van alledrie. Het heeft overduidelijk iets te maken met het beschrijven van processen in een bedrijfsomgeving, daar is iedereen het wel over eens.

De interne gang van zaken bij een bedrijf werd traditioneel bepaald door de grote erp-systeemhuizen. Als dat ene bedrijf deel ging uitmaken van een keten, werd het toch lastiger. De portemonnee kon flink worden opengetrokken. Duur maatwerk dat verschillende systemen voorgoed aan elkaar soldeerde was het gevolg. Zo liep de technologie altijd een paar stappen achter op het proces.

Er moest dus iets worden bedacht om al die processen losjes aan elkaar te knopen. De ontwikkeling van standaarden om platformonafhankelijk te kunnen communiceren was een belangrijke stap vooruit. Berichttechnieken als webservices zijn zo ontstaan. Een totaal proces bestaat echter uit heel veel diensten; elk met een eigen techniek, in een bepaalde volgorde, op een bepaald tijdstip. Ergens moet een dergelijk grootschalig proces kunnen worden geregisseerd. Bpm-maakt dat mogelijk.

Om het proces te kunnen ontwerpen en te laten verlopen, zijn er verschillende bpm-tools op de markt. Een dergelijke toepassing laat een analist procesmodellen maken, die direct worden doorgevoerd in de onderliggende systemen. De voormalige, ellenlange implementatieprocedures worden zo omzeild.

Veel middleware producten zijn hiervoor geschikt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Microsoft Biztalk Server of Sonic MQ. Erp-aanbieders zijn ook goed op weg. SAP Netweaver is een voorbeeld van een modern platform dat zowel erp als bpm functies heeft. Er zijn ook gespecialiseerde aanbieders, zoals Popkin of Casewise. Allemaal maken ze gebruik van een serie standaarden voor bpm, aangevoerd door bpml, bpql en bpel.

De standaarden

Business process modeling anguage (bpml) is een open standaard, gebaseerd op xml. Het is een hulpmiddel om bijvoorbeeld transacties, boodschappen en uitzonderingen te modelleren. De 'query language' bpql (business process query language) is een hulpmiddel bij het gebruik van bmpl. De twee specificaties samen bieden een manier om processen te definiëren en te onderhouden. Het lijkt een beetje op wat sql doet voor data.

In het kielzog van deze specificaties kwam bpel naar voren. Deze Business process execution language is het zusje van bpml en wordt ook wel bpelws of bpel4ws genoemd. Deze recente standaard is speciaal bedoeld voor het gebruik van webservices in processen.

Om die reden is het heel geschikt voor gedistribueerde omgevingen, bijvoorbeeld tussen bedrijven. De makers komen van BEA Systems, IBM en Microsoft. Een goed verstaander zal zien dat bpel een combinatie is van IBM's Web Service Flow Language (wsfl) en Microsoft's xlang-specificatie.

In de praktijk beschrijft een analist met bpel een serie van generieke stappen die worden genomen in een proces. Alle bevoegde deelnemers in het proces kunnen volgens dit stappenplan dezelfde resultaten behalen. Als er bijvoorbeeld iets kan worden besteld via het Internet, kan bpel beschrijven waaruit zo'n order dan moet bestaan en welke uitzonderingen er mogelijk zijn. Zo kunnen er meerdere websites producten uit dezelfde centrale catalogus aanbieden en verkopen. Bpel beschrijft op geen enkele manier hoe die order intern wordt afgehandeld. Dat is de verantwoordelijkheid van het systeem achter de webservice.

Het herontwerptrauma

De acceptatie van bpm als middel om processen te ontwerpen is nog niet volledig. Dat heeft alles te maken met een trauma. Herontwerp van processen heeft in het verleden veel schade aangericht. Het is namelijk praktisch onmogelijk om van tevoren een proces te bedenken dat jaar in, jaar uit geldig blijft. De wereld en de klanten veranderen immers pijlsnel. Het inrichten van bedrijfsprocessen leidt dus tot een vastgeroest, klantonvriendelijk geheel. Een alternatief is om eerst te kijken naar de diensten die door een klant of partner worden verwacht. De extern te leveren diensten zijn dus belangrijker dan het interne proces. Traditioneel was dit omgekeerd, met desastreuze gevolgen. Ook nieuwe, onverwachte aanvragen van klanten kunnen worden verwerkt.

Huidige bpm-tools kunnen namelijk makkelijk toevoegingen en wijzigingen aan. De modellen zijn immers direct gekoppeld aan de systemen. Een verandering in het procesmodel betekent direct een verandering in het proces zelf. De patronen die zo ontstaan, kunnen worden aangescherpt tot een efficiënt bedrijfsproces dat steeds verandert.

De bpm-sonate

Bent u de trotse eigenaar van een bedrijf dat ingewikkelde processen kent, dan is bpm iets voor u. Bpm biedt het stokje aan een dirigent. Speel alleen niet steeds dezelfde symfonie. De ware meester luistert naar het publiek en past zich aan.

Sander Nagtegaal
27 september 2004